Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện sử dụng và cách thực hiện như thế nào?

Banhangonline – Hóa đơn điện tử là gì? Thời hạn và lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Cách xử lý khi nhập sai hóa đơn điện tử là gì? Một hóa đơn điện tử hợp pháp là gì? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử.

Hóa đơn luôn là tờ phiếu thu với đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, giá thành, số lượng, ngày kê khai hóa đơn. Hiện nay, ngoài hóa đơn giấy thì còn có mẫu hóa đơn điện tử cũng được dùng rất phổ biến. Mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều bởi sự tiện lợi, chính xác khi kê khai hóa đơn. Vậy mẫu hóa đơn điện tử là gì? Thời hạn và lộ trình sử dụng mẫu hóa đơn điện tử như thế nào? Cách xử lý khi nhập sai mẫu hóa đơn điện tử là gì? Một mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp là gì? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc liên quan đến mẫu hóa đơn điện tử cho bạn đọc.

I. Hóa đơn điện tử là gì? Mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì? Mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay, theo thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử được bộ Tài chính ban hành ngày 14/3/2011 (thông tư 32 về hóa đơn điện tử) liên quan tới việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp và các đơn vị kinh tế có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Những loại hóa đơn mà chúng ta thường gặp phổ biến nhất có thể kể đến như hóa đơn điện tử Viettel, hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử FPT, hóa đơn điện tử Misa, hóa đơn điện tử Petrolimex, hóa đơn điện tử BKAV… Vậy hóa đơn điện tử là gì và khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo như quy định mới nhất về hóa đơn điện tử cho biết, hóa đơn điện tử là tập hợp một loạt các thông điệp có liên quan tới dữ liệu điện tử về kinh doanh hàng hóa cũng như cung ứng các loại dịch vụ đã được thiết lập, khởi tạo, phát hành, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được các cơ quan nhà nước cấp mã số thuế. Đồng thời, quá trình lưu trữ này cũng được thao tác trên hệ thống máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử.

2. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?

Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các yếu tố sau đây:

– Mẫu hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều khoản tại khoản 5 Điều 4,6,7,8 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP

– Mẫu hóa đơn điện tử bảo toàn được tính toàn vẹn của thông tin

– Hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được chuyển đổi thành giấy chứng từ.

3. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Theo thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mỗi hóa đơn điện tử được phát hành ra sẽ được cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cung cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế Việt Nam. Trong đó:

  • Mã xác thực: Hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục thuế sẽ cung cấp một chuỗi ký tự được mã hóa theo một cấu trúc nhất định được gọi là mã xác thực.

  • Số hóa đơn xác thực: Tương tự như mã xác thực, số hóa đơn cũng là dãy số có cấu trúc theo quy định được cung cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục thuế.

  • Mã vạch 2 chiều: chuỗi ký tự sẽ được hiển thị khi in hóa đơn điện tử có cấu trúc theo quy định của Tổng cục thuế, có vai trò giúp các doanh nghiệp tra cứu thông tin trước khi xuất hóa đơn điện tử.

4. Thế nào là hóa đơn điện tử không có mã xác thực?

Cũng theo thông báo về phát hành hóa đơn điện tử, những mẫu hóa đơn không có mã xác thực là hóa đơn được phát hành bởi các tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ cho người mua không có mã số thuế của Tổng cục thuế, kể cả trong trường hợp phát hành hóa đơn điện tử trên máy tính kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. 

Các mẫu hóa đơn được phép chấp nhận không có mã xác thực trong các trường hợp sau:

  • Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm y tế, thương mại điện tử, siêu thị (hóa đơn điện tử Viettel, hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử FPT, hóa đơn điện tử Petrolimex…)

  • Các tổ chức và doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế bằng các phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin hoặc có hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử BKAV, hóa đơn điện tử MISA…) phục vụ cho việc lập và tra cứu hóa đơn điện tử (tra cứu hóa đơn điện tử Viettel, tra cứu hóa đơn điện tử VNPT, tra cứu hóa đơn điện tử Petrolimex…) cũng như in hóa đơn điện tử (in hóa đơn điện tử Viettel, in hóa đơn điện tử VNPT…)

5. Thông tư 88/2020/TT – BTC hướng dẫn về mẫu hóa đơn điện tử 

II. Nội dung của hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo thông báo phát hành hóa đơn điện tử được quy định trong Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có các nội dung sau đây:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn theo quy định.

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).

  • Tên hàng hóa và dịch vụ, lưu ý ghi rõ đơn vị tính và số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ; phần thành tiền phải được ghi bằng số và bằng chữ. Đối với các mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá được xác định là giá chưa có thuế giá trị gia tăng thì còn phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng kèm theo tiền thuế giá trị gia tăng, ngoài ra tổng số tiền phải thanh toán cũng phải được ghi bằng cả số và chữ.

  • Chữ ký điện tử trên các mẫu hóa đơn theo quy định của pháp luật của người bán; lưu ý ghi rõ ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Đối với người mua thì chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

III. Những lợi ích của hóa đơn điện tử 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thế giới công nghệ hiện nay là một điều cần thiết. Không những vậy nó còn đem lại rất nhiều lợi ích cho người tiêu dùng, các doanh nghiệp và các tổ chức có liên quan. Những lợi ích trực tiếp có thể kể đến như cắt giảm chi phí liên quan tới khâu in ấn, gửi trả, bảo quản và lưu trữ cũng như khai thác hóa đơn, đem lại thuận tiện cho việc hạch toán kế toán và quản trị kinh doanh, dễ dàng đối chiếu và tra cứu dữ liệu; việc lập và phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút ngắn đi đáng kể. Ở tầm vĩ mô, hóa đơn điện tử góp phần đẩy mạnh hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần không nhỏ trong việc bảo vệ môi trường.

IV. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Một vấn đề nữa cũng được rất nhiều người quan tâm bên cạnh định nghĩa “hóa đơn điện tử là gì?” đó chính là những điều kiện và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

1. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo quy định của thông tư 32 về hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử cần thỏa mãn các điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đầy đủ các điều kiện và đang trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng các giao dịch điện tử trong hệ thống hoạt động ngân hàng. 

b) Có địa điểm hoạt động và các đường truyền tải thông tin, hệ thống mạng thông tin có các thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý và sử dụng, bảo quản cũng như lưu trữ toàn bộ số hoá đơn điện tử.

c) Có đội ngũ nhân viên thực thi đủ trình độ và khả năng đáp ứng được với yêu cầu trong việc khởi tạo, thiết lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

d) Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm phục vụ cho việc bán hàng hoá và các dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ đều được tự động chuyển vào hệ thống phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu có sẵn) kế toán ngay tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm:

  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc có bằng chứng chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu do Bộ Tài chính ban hành.

  • Có quy trình sao lưu và đảm bảo phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo quy trình sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin để lưu trữ hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Điều kiện để một tổ chức trung gian cấp hóa đơn điện tử

Cũng theo thông tư 32 quy định về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, các tổ chức trung gian muốn cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:

  • Là doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam và có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hay Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin; là ngân hàng đã được cung cấp các dịch vụ giao dịch điện tử trong hệ thống hoạt động tại ngân hàng.

  • Có chương trình phần mềm hóa đơn điện tử liên quan tới việc khởi tạo, lập và gửi nhận hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo toàn bộ hóa đơn được lập đều đáp ứng tất cả các nội dung theo quy định của pháp luật.

  • Đã triển khai hệ thống cung cấp các giải pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin để phục vụ cho việc trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp với nhau hoặc giữa các tổ chức với nhau.

  • Có hệ thống trang thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp các giải pháp về hóa đơn điện tử nhằm mục tiêu đáp ứng yêu cầu kinh doanh tối thiểu và đồng thời tuân thủ theo đúng các quy định pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử.

  • Phần mềm có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các địa chỉ truy nhập bất hợp pháp từ bên ngoài và tất cả các hình thức tấn công từ môi trường mạng để đảm bảo an ninh mạng cũng như tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu điện tử trao đổi giữa các bên tham gia.

  • Có quy trình sao lưu dữ liệu chặt chẽ, an toàn, có thể sao lưu trực tuyến dữ liệu và khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra; đồng thời có các biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan tới việc khôi phục dữ liệu.

  • Có giải pháp lưu trữ kết quả tối ưu bằng nhiều phương pháp khác nhau của các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; kết hợp với lưu trữ hóa đơn điện tử theo yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.

  • Các tổ chức trung gian đăng ký cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng một lần với các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp tại Việt Nam có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng và người mua hàng); kèm theo đó là số lượng hóa đơn đã sử dụng (bao gồm các thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu, số thứ tự của hóa đơn).

3. Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32 về hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính ban hành, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử bắt buộc phải đưa ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, đồng thời phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu đã quy định và trình lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua hệ thống cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

Ngoài ra, trước khi tiến hành làm hồ sơ thì các doanh nghiệp cũng nên chủ động liên hệ trước với cán bộ Thuế quản lý trực tiếp để tìm hiểu về hình thức nhận hồ sơ của chi cục Thuế quản lý để có phương án chuẩn bị cho phù hợp nhất.

Khi thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành theo 2 bước sau:

  • Lập hồ sơ và thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm MISA SME.NET hoặc AMIS.VN – Kế toán.

  • Nộp hồ sơ trình lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp và chờ phản hồi.

Sau 2 ngày kể từ khi nộp hồ sơ lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, nếu không có phản hồi nào thì doanh nghiệp đã được phép phát hành hóa đơn điện tử theo đúng thông báo phát hành đã nộp. 

V. Cách thực hiện hóa đơn điện tử

Cách thực hiện hóa đơn điện tử

Thêm một khía cạnh khác xung quanh chủ đề Hóa đơn điện tử là gì đó chính là hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử. Thông thường sau khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công thì người dùng sẽ tiến hành các thao tác như lập và gửi hóa đơn điện tử. Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết.

1. Lập hóa đơn điện tử

  • Đối với các mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp có thể truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Sau đó tiến hành ký số và ký điện tử trên các hóa đơn này để gửi lên cơ quan thuế cấp mã. Nếu hóa đơn điện tử đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện như đúng thông tin đăng ký, đúng mẫu định dạng, đã điền đầy đủ nội dung và không nằm trong danh sách các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được cơ quan thuế cấp mã và gửi trở lại cho doanh nghiệp.

  • Đối với các mẫu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì sau khi doanh nghiệp đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế có thể sử dụng các phần mềm lập hóa đơn được cung cấp để lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhưng vẫn phải ký số trên hóa đơn.

2. Gửi hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn có mã số thuế sẽ được gửi và nhận theo phương thức thỏa thuận giữa người bán và người mua. Còn trường hợp hóa đơn không có mã số thuế sẽ được gửi theo các phương thức điện tử hiện hành.

3. Xử lý hóa đơn điện tử bị lập

Doanh nghiệp tiến hành hủy toàn bộ những hóa đơn giấy chưa sử dụng bắt đầu kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. 

VI. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Theo thông tư 32 về hóa đơn điện tử, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và kinh doanh.

2. Điều kiện chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

  • Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo phản ánh toàn vẹn và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

  • Có ký hiệu riêng theo quy định xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

  • Có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện thao tác chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn và chính xác của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.

Hóa đơn sau khi chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận việc đã được chuyển đổi và bắt buộc phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện thao tác chuyển đổi theo đúng quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. Ngoài ra đối với những hóa đơn điện tử có cần đóng dấu thì phải có dấu xác nhận của các bên theo yêu cầu.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng được yêu cầu trên các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nội dung thông tin như sau:

  • Hóa đơn có in dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải được ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên hóa đơn chuyển đổi.

  • Thời gian cụ thể thực hiện thao tác chuyển đổi từ hóa đơn gốc.

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn kết hợp với ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.

  • Thông tin chi tiết của người bán và người mua.

  •  Chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định.

VII. Các công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hiện nay tại Việt Nam có rất ít các công ty uy tín cung cấp các dịch vụ liên quan tới hóa đơn điện tử, trong đó nổi bật nhất không thể không kể đến công ty Thái Sơn. Phần mềm hóa đơn điện tử Thái Sơn có tên gọi là E-invoice, đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các quy định của Thông tư 153/2010/TT do Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện nghị định 51/2010/NĐ-CP về việc hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử, đã được Tổng cục thuế kiểm tra và kiểm định đạt tiêu chuẩn sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử Thái Sơn giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện in hóa đơn điện tử ngay tại máy tính của doanh nghiệp mà không cần thiết phải đặt in hoá đơn từ các nhà in chuyên dụng hoặc đợi mua hoá đơn mẫu từ cơ quan Thuế.

Ngoài ra E-invoice còn giúp các doanh nghiệp trong việc quản lý các hóa đơn cũng như in ấn, xuất hoá đơn điện tử và kiểm tra hóa đơn điện tử (tải hóa đơn điện tử VNPT Hà Nội, lấy hóa đơn điện tử VNPT Đà Nẵng…) một cách nhanh chóng, tiện lợi và giảm thiểu chi phí. Bên cạnh đó thì phần mềm ngày cũng cho phép các doanh nghiệp có thể thống kê, báo cáo và xuất dữ liệu trực tiếp ra các chương trình khai thuế như IHTKK và TVAN… từ đó giúp giảm thời gian lập tờ khai thuế đi đáng kể.

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử Thái Sơn cung cấp các mẫu hóa đơn theo quy định bao gồm 01GTKT, 02GTTT, 06HDXK, 07KPTQ, 03XKNB và 04HGDL. Ngoài ra phần mềm cũng cho phép các doanh nghiệp có thể tự thiết kế hóa đơn của riêng mình. Đặc biệt, E-invoice còn cung cấp giải pháp bảo mật tối ưu chống làm giả hoá đơn và phát hiện giả mạo nên doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong quá trình sử dụng và đồng thời dễ dàng xác thực hóa đơn thật giả nhanh chóng trên hệ thống website của công ty Thái Sơn.

VIII. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan tới chủ đề Hóa đơn điện tử là gì cũng như những nội dung, lợi ích, điều kiện và cách sử dụng hóa đơn điện tử mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng bài viết này đã mang tới những thông tin hữu ích và có giá trị cho bạn đọc. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết này của chúng tôi.

Xem thêm: Thương mại điện tử là gì? Xu hướng TMĐT tại Việt Nam?

Leave A Reply

Your email address will not be published.